Se você está migrando de outra ferramenta de gestão de equipes, projetos ou tarefas para a Ummense, ou criou uma lista de contatos em uma planilha, não se preocupe, a migração é fácil de fazer.
Tipos de Contato
Primeiro, é importante entender a diferença entre contatos do tipo PESSOA e EMPRESA.
- Contatos do tipo PESSOA: São indivíduos que têm alguma ligação com a empresa, como clientes, potenciais clientes, fornecedores, parceiros, interessados, alunos, pessoas que baixaram um e-book, membros, entre outros.
- Contatos do tipo EMPRESA: São entidades jurídicas. Esses contatos podem ser vinculados aos cards, mas não recebem notificações no feed CONECTA nem e-mails automáticos. Contatos do tipo EMPRESA podem ter contatos do tipo PESSOA associados a eles, organizando melhor as informações relacionadas àquela empresa.
Um contato do tipo PESSOA pode estar vinculado a várias EMPRESAS e vice-versa. Portanto, é recomendável separar as listas de contatos e importá-las separadamente.
Preparando a Planilha para Importação
Para importar contatos, tarefas, usuários e cards, você precisará de um arquivo CSV (o Excel e o Google Sheets permitem salvar nesse formato).
- Crie ou Exporte a Planilha: Pode ser gerada através da exportação de outra ferramenta ou criada manualmente no Excel ou Google Sheets.
- Defina os Títulos das Colunas: Na primeira linha, coloque os títulos das colunas como Nome do contato, e-mail, telefone, cidade, e quaisquer campos personalizados que você deseje incluir.
- Adicione Dados Personalizados: Se quiser incluir campos personalizados, crie-os antes da importação. Veja como aqui.
- Salve em CSV: Liste os contatos, uma linha por contato, e salve o arquivo no formato CSV, onde as colunas são separadas por vírgulas.
Importando para a Ummense
- Acesse a Agenda de Contatos: No menu lateral da Ummense, clique na agenda de contatos.
- Selecione o Arquivo: Clique nos três pontinhos no canto superior direito e escolha a opção de importação. Selecione o arquivo CSV do seu computador para upload.
Organizando os Dados
Na próxima etapa, você precisa atribuir cada coluna da sua planilha a um campo na Ummense.
- Atribua as Colunas: A modal exibirá todos os campos personalizados do tipo PESSOA ou EMPRESA existentes na sua organização. Preencha apenas os que correspondem às colunas da sua planilha, deixando os demais em branco.
- Conclua a Atribuição: Após atribuir as colunas aos campos, clique para finalizar.
Conclusão da Importação
O status da importação aparecerá no canto da tela. Esse processo pode demorar se a lista for grande. Quando concluído, uma mensagem informará a quantidade de contatos importados e possíveis inconsistências.
Criando Vínculos aos Contatos Importados
Por fim, é necessário vincular os contatos importados aos seus cards ou associar contatos do tipo PESSOA aos contatos do tipo EMPRESA, atribuir responsáveis ou tags. Como essas são ações de vínculo, elas não podem ser importadas junto com os contatos, mas podem ser feitas utilizando as ações em massa.
